重工業向けボルト締め付け工具の販売・レンタルおよびサポートを手がけるトルクシステム株式会社様は全国7カ所に営業拠点を構えています。 そこで今回は、全国に散らばる社員同士の情報共有の場として活用しているマイクロソフトのクラウドサービス「Office 365（現:Microsoft 365）」の導入に至った背景と成果についてお伺いしました。
＜取材させていただいたお客様＞
トルクシステム株式会社 代表取締役 北原真一 様
トルクシステム株式会社 五十川稔晃 様
「反力アームのエッジをとってほしいという客先要望がありました。珍しいケースなので写真をアップします」
「先々週からイコライザー集中PRをやってみました。いくつか気づきがありましたのでフィードバックします」
【 社員同士がWeb上で知識や情報を共有し合い、有用な投稿をした人を評価する】
そんな“企業内ソーシャル”というコンセプトが注目されるようになって久しいですが、実際に活用できている企業はまだそう多くありません。 その成功企業の1つが、愛知県大府市に本社を構えるトルクシステム株式会社様です。 営業所への情報発信のほか、各地の営業社員同士のナレッジ共有、社員の評価などに役立てています。 同社の全社員28人が集まる機会は年2回のミーティングだけです。
クラウドサービスの導入で「まるでネット上に本社ができたようだ」と代表取締役の北原様。 北原様と広報 兼 販促ディレクターでSharePointサイトの構造・運用方法を開発した五十川様に、導入の背景と成果をお聞きしました。 （上部写真左=北原様、写真右=五十川様）
＜北原様＞ トルクシステム様は顧客の所在地に合わせ、愛知の本社をはじめ、北海道、関東、関西、岡山、中四国、九州に 営業拠点を設置しており、“年中無休”体制でサポートを提供しています。 2011年にはiPadを全社導入し、顧客先でのプレゼンテーションや外出先でのメールチェック、スケジュール管理などを効率化しました。
しかし、そこで新たな課題も浮かび上がりました。 「iPadではMicrosoft Excelで作成した資料の閲覧、編集がしにくいため、何でもこれ1台というわけにはいかなかった。 また、資料の共有にはオンラインストレージサービスを使っていたが、オフライン環境では利用できないなどの問題もあった」 と社内での課題となっていました。
オフライン環境でも資料を閲覧し、これまで以上に現場に寄り添ったサポートを提供したい―― そんな目的で選んだのがOffice 365（現:Microsoft 365）でした。 導入の効果 スノーピークビジネスソリューションズ（旧：ハーティスシステムアンドコンサルティング）は長年、トルクシステム様の 基幹システム開発を手がけており、そのご縁で2013年にOffice 365の導入がスタートしました。
＜北原様＞ まず本社のPC数台で試験運用を行い、今では全国の社員がPC／iPad経由でOffice 365を利用しています。 導入の成果はすでに表れています。 新しいOfficeで採用された“クイック実行”と呼ばれる導入テクノロジーにより、今まで管理が難しかった全国の各営業拠点のPCに対し、 最新のOfficeアプリケーションをクラウドからすばやく展開します。
また導入後のバージョンアップとパッチ適用も自動化で行われるため、PC管理の負担を下げることができました。 入荷情報や在庫情報などの資料共有には、Office 365のドキュメント管理／グループウェア機能である「SharePoint Online」を活用。 最新の資料データをオフィスで自動同期しておくことで、顧客先などのオフライン環境でも資料を閲覧できるようになりました。
また、特徴的な活用方法は、SharePoint Onlineの「ニュースフィード」機能を用いた社員同士のコミュニケーションです。 全社員が集まる機会が年2回のミーティングしかないため、これまでは社員全員との一体感をどのように醸成すればいいか、 試行錯誤してきました。 そこで、Office 365上に用途別で4つのニュースフィード（※）をメインコンテンツとしたサイトを開設したのです。 社員間での情報共有やコミュニケーション活性化に役立てています。
※Office 365の利用メンバーがテキストや画像を投稿したり、それに対してコメントや評価（いいね！）などを付けられる機能
＜五十川様＞ 例えば、本社社員だけが書き込み権限を持つニュースフィードサイト「Head Office」では、工具の入荷情報、在庫情報のほか、 売り上げ進捗や予定表、代表が発信する「業界ニュース」などさまざまな情報を各営業所に発信しています。 Head Officeのサイトでは最新情報のリアルタイム共有のほか、過去のファイルなども閲覧できるので、 全社員が毎日欠かさずこのサイトをチェックし、能動的なルール作りを推進しているのです。 同様に、「Demo Machine」のサイトではデモンストレーション用工具の入荷状況などをリアルタイムで全社共有しています。
一方、各営業所の社員が仕事上で得られた知見を共有する場が「Feed Back」のサイトです。 「知られていないボルトテンショナー油漏れの原因について」「指挟まれ防止－安全対策」など、 さまざまな情報が現場写真とともに投稿されています。 こうした投稿にはコメントや「いいね！」がいくつも付き、社員同士の交流も盛んになりました。 各営業所はそれぞれ遠く離れていますが、扱う商品は同じですので、ここに投稿される写真や動画がとても貴重な情報になります。
また、仕事上でのちょっとした工夫なども共有されており、まさに“ナレッジベース”という感じです。 『Feed Back』で集まった各社員の知見は広報の私が編集し、全社的に活用できる事例集を作成しています。 また、「Feed Back」上での投稿は、その有用さに応じて1～7個の「星」で評価がされ、 多くの星を獲得した社員は年に1回社内表彰し、社員のモチベーションアップにつながっています。
＜北原様＞ 社員表彰はOffice 365の導入前から行っていたが、ニュースフィードがここまで使われるのは、 社員全員が、お客様に最適な方法をご提案できるよう、どんな小さな情報でも参考にしたいのだと思います。 そのため、“もらってばかりではなく自分も情報を提供しよう”といういいサイクルができているのです。 ここでの投稿が社員間と会社からの評価にもつながるし、普段顔を合わせない人とコミュニケーションもできる。 その結果、会社の一体感の醸成だけでなく、顧客のニーズにマッチしたご提案、さらに社員の業務知識を広げることができました。
＜五十川様＞ 「もっと自由にコミュニケーションしたい」という社員のニーズに応えるため、「イコイノバ」という雑談用サイトも新たに開設しました。 ここは完全なフリースペースです。どうでもいいことから大事なことまで、誰もが思い思いのことを書き込んでおり、 社内コミュニケーションの活性化に役立っています。 今後の展開 ＜北原様＞ 私たちは今後、Office 365のさらなる活用を進めていく方針です。 具体的には、Microsoft Accessを組み込んだアプリの活用による在庫管理の充実や、Office 365とiPadのさらなる連携―― といったことを計画してます。
営業担当者にOffice 365を継続的に使ってもらうには、具体的で分かりやすい利用メリットを利用前に提示することが重要です。 利用価値に納得すれば、自然と利用は進みます。社員のニーズと向き合いながら、着実にクラウドサービスの活用を進めていきます。
ー トルクシステム様、取材のご協力ありがとうございました！
