社員からの「パソコンが動きません」「Teamsの設定がわかりません」といった急な問い合わせや、総務業務との兼任による突発的なタスク。
それに追われて、本来集中して取り組むべきIT戦略の立案やシステム管理の業務が、いつも夕方以降や残業に回ってしまっていませんか？
リソースが限られる中小企業のIT担当者にとって、「誰にも邪魔されず、自分の業務に集中できる時間」を確保することは非常に重要です。そこで活躍するのが、Microsoft 365に備わっているViva Insightsの機能です。
本記事では、多忙な担当者の生産性を劇的に向上させる「フォーカス時間」のメリットと、Insightsアプリを使った具体的な設定手順をステップバイステップで解説します。
フォーカス時間とは、チャットの通知や急な会議の招待などに邪魔されることなく、重要な業務に集中（フォーカス）するためにスケジュールをブロックする機能のことです。
Microsoft 365（Viva Insights）の機能を活用することで、AIがあなたの予定表の空き時間を分析し、集中作業に最適な時間帯を自動で提案・確保してくれます。
多忙なIT担当者がInsightsのフォーカス時間を活用することで、以下のような大きなメリットが得られます。
1. Teamsの通知が自動でミュートされる
フォーカス時間中は、Teamsのステータスが自動的に「応答不可」に切り替わります。これにより、集中している最中にポップアップ通知で気が散るのを防ぎ、目の前のタスクに100%の力を注ぐことができます。
2. 周囲に「今は集中している」ことを可視化できる
カレンダー上で予定がブロックされるため、同僚や他部署のメンバーが会議を設定しようとした際、「今は集中作業中である」ことが明確に伝わります。結果として、突発的な割り込み業務を未然に防ぐ効果があります。
それでは、実際にInsightsを使ってフォーカス時間を設定する手順を解説します。設定は数クリックで完了する非常にシンプルなものです。
ステップ1：「パーソナル インサイト」を開く
まずは、Microsoft 365のメニューからInsights（Viva Insights）アプリを開きます。画面上部または左側のメニューから「パーソナル インサイト」のタブを選択してください。
ステップ2：「フォーカス時間を予約」から時間を指定する
画面内に「フォーカス時間を予約」というセクションが表示されます。 ここには、あなたのカレンダーの空き状況に基づき、集中に最適な時間帯が提案されています。確保したい時間帯（画像では 13:00～15:00）を見つけたら、右側にある「予約」ボタンをクリックします。
ステップ3：予定表（カレンダー）を確認する
「予約」ボタンを押した後、ご自身のOutlook予定表（カレンダー）を開いてみてください。 画像のように、13:00〜15:00の枠に紫色で「フォーカス時間」という予定が自動的にブロックされていれば設定は完了です。
これで、この時間帯は誰にも邪魔されることなく、重要な業務に没頭することができます。
日々の社内コミュニケーションや問い合わせ対応でTeamsを常時開いている方には、Teamsの画面上から直接フォーカス時間を設定するこちらの方法が最もスムーズでおすすめです。
ステップ1：Teamsの左メニューから「Viva Insights」を開く
Teamsの画面左側にあるナビゲーションメニューから、「Viva Insights」のアイコン（画像の赤枠部分）をクリックしてアプリを開きます。
※もしメニューにアイコンが見当たらない場合は、「＋アプリ」または「･･･（さらに追加）」から検索して追加・ピン留めしておくと便利です
ステップ2：「パーソナル インサイト」タブを選択する
Viva Insightsの画面が開いたら、画面上部のメニュータブから「パーソナル インサイト」をクリックします。
ステップ3：「フォーカス時間を予約」から希望の時間をブロックする
画面内の「意図を持って行動する」という項目の中に、「フォーカス時間を予約」のセクションが表示されます。 AIが提案するカレンダーの空き時間の中から、集中作業に充てたい時間帯（画像では13:00～15:00）を見つけ、右側にある「予約」ボタンをクリックします。
これで設定は完了です。わざわざ予定表アプリやブラウザを開き直すことなく、Teams上でのやり取りの合間にサクッと集中時間を確保することができます。
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今回は、多忙なIT担当者に向けて「フォーカス時間とは」何か、そして「Insightsのフォーカス時間」の具体的な設定手順について解説しました。
・フォーカス時間は、通知を制限して目の前の業務に没頭するための専用時間
・Insightsの「パーソナル インサイト」から、「予約」ボタンを1クリックするだけで設定可能
・予定表に自動で反映され、周囲からの突発的な割り込みを防ぐことができる
日々の問い合わせ対応や兼任業務に追われている方こそ、まずは1日1時間でもフォーカス時間を確保し、生産性の向上を実感してみてください。
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だからこそ、導入前の検討・設計から、移行、運用、社内への定着まで、企業が「つまずきやすいポイント」を熟知しています。
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