情報共有がスムーズに！
Microsoft 365×Teamsで変わるコミュニケーション改革

多くの企業では、業務連絡や情報共有に複数のチャットツールやメールを使っています。部署やプロジェクトごとに使っているツールが異なり、「どのツールで連絡したか分からない」「同じ内容を複数のチャットグループに投稿してしまった」などの混乱が起こりがちです。これらの問題は、業務効率化どころか、逆に作業時間の増大や二重三重のコミュニケーションを引き起こします。

さらに、テレワークや出張が多い社員同士、あるいは拠点や部署が分散している場合は、情報が必要なときに素早く共有されないリスクも高まります。口頭で伝えれば済むようなことでも、オンライン化すると連絡時間がずれたり、担当者同士のタイムゾーンが異なったりして、やり取りに時間がかかります。オフィスにいなくても仕事ができる一方で、情報が欲しいタイミングで手に入らないという課題が生じやすいのです。

コミュニケーションの混乱は、単なる「ストレス要因」にとどまりません。例えば、クライアントからの重要な要望やトラブルの報告が、一部のメンバーにしか共有されないまま放置されると、対応の遅れが発生し、取引や信頼を損ねるリスクにつながります。部署やプロジェクトが増えれば増えるほど、このような「情報が行き届かない」状態は深刻化し、会社全体の業績にも影響を及ぼしかねません。

また、連絡を取りたい相手になかなか情報が届かない、返信が遅れるといった状況が続くと、社員同士の信頼関係が揺らいでしまうケースもあります。「どのツールで連絡をもらえばいいのか分からない」「メールに埋もれてしまって、大事なやり取りを見逃した」など、コミュニケーションの混乱が「無駄な残業」や「ストレス」を生み、結果としてモチベーションの低下を招くのです。優秀な人材が離職するきっかけにもなりかねず、企業にとっては大きな損失といえます。

上記の課題を解決するために注目されているのが、Microsoft 365とTeamsの活用です。あらゆる業務を一元管理できるクラウドサービスと、シームレスなコミュニケーションを可能にするチャット・会議ツールを組み合わせることで、情報伝達のスピードと正確性を高めることができます。

Microsoft 365では、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリはもちろんのこと、SharePointやOneDriveといったクラウドサービスも含まれています。これにより、従来はローカル環境やメール添付で行っていたファイル共有をオンライン上で行えるため、バージョン管理ミスが激減。常に最新のデータを共同編集できるため、リアルタイムでの情報共有が可能になります。

Teamsは、グループチャットや音声・ビデオ会議機能を一つのプラットフォームで実現します。従来のメールでは要件を伝えるまでに何度も「件名や署名を書き、文面を整える」といった手間がかかりましたが、チャット形式であれば気軽にメッセージを送信でき、必要に応じてオンライン会議に移行可能です。これにより、週2時間の残業を削減できた企業もあるなど、効率的なコミュニケーションによって生まれるメリットは計り知れません。

あるITソリューション企業では、従来部門ごとに異なるチャットツールを使っていたため、情報検索やファイルの管理に多大な手間がかかっていました。そこでMicrosoft 365とTeamsに一本化したところ、社員同士があらゆるデバイスからアクセスできるようになり、テレワークの普及率が大幅に向上。問い合わせ対応が早まり、顧客満足度が10％以上向上したというデータもあります。さらに、仕事で必要なファイルも共有しやすくなり、「あの資料どこにあったかな？」と探す手間を大きく削減。年間数百時間の業務効率化につながったと報告されています。

いかがでしたでしょうか。散らばった社内コミュニケーションを整理し、ミスや抜け漏れを防ぎながら業務効率化を実現するには、Microsoft 365 とTeamsを活用したクラウドサービスの導入が有効な手段となります。特にリモートワークや拠点拡大が進む今、全社的に同じツールとルールでコミュニケーションすることは、ビジネス成長に欠かせません。

私たちスノーピークビジネスソリューションズは、マイクロソフト認定パートナーとしてこれまでに200社以上の企業へMicrosoft 365の導入・定着支援を行なってきました。その中で蓄積してきた導入に関するノウハウ資料を無料でダウンロードいただけます。