【脱・メール往復】
Outlookの「スケジュールアシスタント」で会議調整を1分で完結させる方法

そもそも、なぜ日程調整にこれほど時間がかかるのでしょうか。

最大の要因は「他人の予定が見えていないこと」にあります。相手の予定が不明なため、複数の候補日の提示と返信待ち、再調整が必要となり、日程調整のやり取りが増えます。

Microsoft 365（Exchange Online）を利用している環境であれば、このプロセスは本来不要です。Outlookには、組織内のメンバーの予定をリアルタイムで確認できる強力な機能が備わっているからです。

スケジュールアシスタントとは、会議出席依頼を作成する際、参加者全員のスケジュール（空き時間と予定ありの時間）を一つの画面上で横並びに表示し、全員が空いている時間をピンポイントで探せる機能です。

「相手に聞く」のではなく「空いている場所に入れる」、この意識変革こそが、業務効率化の第一歩です。

ここからは、実際の画面を見ながら手順を解説します。これまでメールで調整していた時間を、わずか数クリックに短縮しましょう。

1. 予定が「合わない」状態を確認する

まず、通常の会議作成画面を開き、出席者を追加します。

希望の日時（例：1月12日 15:00〜15:30）を入力した際、システムが自動的に参加者の予定をチェックします。

以下の画像のように「あなたと他2人が空いていません」といった警告が表示される場合、その時間は既に予定が埋まっています。ここで無理に送信してしまうと、後で「欠席」の連絡が来て再調整になることが予想されます。

▲会議作成画面。右側のパネルや上部のバーで、指定した日時に競合があることが一目でわかります。

2. スケジュールアシスタント画面を開く

ここで「スケジュールアシスタント」タブ（またはボタン）をクリックします。
すると、出席者全員の時間割がタイムライン形式で表示されます。
 

・紫色のバー（または網掛け）: 予定が入っている時間（予約不可）

・空白: 空いている時間（予約可能）

この画面を見れば、「誰が」「いつ」忙しいのかが一目瞭然です。

▲紫色の部分が「予定あり」。全員の列が空白になっている時間帯を探します。

3. 空いている時間を見つけて設定する

タイムラインを見渡し、全員の行が「空白」になっている時間帯を探します。

以下の画像では、13:00〜14:00の時間帯が全員空白（空き時間）であることがわかります。

この空白部分をクリック、またはドラッグして選択枠を移動させるだけで、会議時間は自動的にその時間帯に変更されます。あとは「送信」を押すだけ。事前の「空いていますか？」という確認メールは一切不要です。

▲縦軸のバーを全員が空いている（白い）時間帯に合わせるだけで調整完了です。

この機能を組織全体で標準化することで、以下のメリットが得られます。
 

１：調整工数の劇的な削減

メールの往復待機時間がゼロになり、本来集中すべきコア業務（戦略立案やプロジェクト推進）に時間を割けるようになります。
 

２：ダブルブッキングの防止

最新のOutlookカレンダー情報を参照するため、「入れたつもりが入っていなかった」等のミスを防げます。
 

３：心理的負担の軽減

「忙しい上司に予定を聞くのに気が引ける」といった心理的なハードルがなくなり、必要な会議を適切なタイミングで設定できるようになります。

今回ご紹介した活用術は、Microsoft 365の機能の一部にすぎません。
「機能が多くて何から手をつければいいか分からない」「管理に自信が持てない」状態のままでは、運用はなかなか定着しません。

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スケジュールアシスタントは、単なる便利機能ではありません。
これを使いこなすことは、「相手の時間を尊重し、組織全体のスピードを上げる」という文化の醸成につながります。

情報システム部門として、まずはこの機能の利用を社内ルール化し、業務効率化の成功体験を積み上げてみてはいかがでしょうか。小さな成功の積み重ねが、やがてMicrosoft 365全体の利活用、ひいてはDX推進へと繋がっていきます。