もう「宝の持ち腐れ」とは言わせない！
Microsoft 365の活用法を徹底解説

Microsoft 365 は、単なるOfficeアプリの集合体ではありません。

ビジネスの生産性を向上させるための、膨大なツールとサービスが詰まった「宝の山」です。

しかし、多くの企業ではその一部しか活用できていないのが現実です。

■課題：なぜMicrosoft 365 の活用が進まないのか？

中小企業でMicrosoft 365 の活用が進まない背景には、いくつかの共通した課題があります。

・機能が多すぎて全体像がつかめない：Word、Excel、PowerPointだけでなく、Teams、SharePoint、OneDriveなど、あまりにも多くの機能があるため、IT担当者自身も何から手をつければいいのかわからない。

・社員のITリテラシーにばらつきがある：現場の社員は自分の知っている使い方しかしないため、せっかく導入したツールが一部の業務にしか使われない。

・統一された運用ルールがない：各自がばらばらな方法でデータを管理するため、情報共有が進まず、逆に業務効率が低下してしまうことも。

◆解決策：全体像の把握と目的別の使い方を学ぶ

これらの課題を解決するためには、まずMicrosoft 365 の各ツールが持つ役割を理解し、会社の業務課題に合わせた活用方法を知ることが重要です。

たとえば、ファイル管理ひとつとっても、OneDriveとSharePointの運用方法には大きな違いがあります。

・OneDrive：個人の作業スペース。個人で作成する資料や、他者と一時的に共有するファイルに適しています。

・SharePoint：チームや部署、全社での共同作業スペース。プロジェクト資料やナレッジなど、永続的に共有すべき情報の一元管理に最適です。

このようにツールの特性を理解し、目的別に使い分けることで、情報共有の効率は格段に上がります。

◆具体的なメリット：IT担当者の負担軽減と生産性向上

社員がツールの正しい使い方を身につければ、IT担当者への「これってどのように使うのですか？」といった問い合わせが減り、本来の業務に集中できます。

また、情報共有がスムーズになり、社員一人ひとりの生産性も向上します。

「うちの社員、忙しくてトレーニングなんて受ける時間がない...」そう思っていませんか？
しかし、正しい使い方を学ぶことは、結果として業務時間を短縮し、生産性を高めるための最も効率的な投資です。

■課題：一方的な座学では身につかない

一般的なMicrosoft 365トレーニングは、一方的にツールの使い方を説明する形式が多く、実際の業務にどう活かせばいいのかイメージしにくいという問題があります。

◆解決策：実践的なハンズオン形式で学ぶ

現場の悩みに寄り添い、具体的な業務シナリオに沿って進めるハンズオン形式のMicrosoft 365 トレーニングが効果的です。

たとえば、以下のようなテーマで実践的に学べます。

Teams：チーム内でのチャット、Web会議、ファイル共有をスムーズに行う方法

SharePoint：部署やプロジェクトごとのポータルサイトを作成し、ナレッジを蓄積する方法

OneDrive：外出先からでも安全にファイルにアクセスする方法

◆具体的なメリット：現場の即戦力化と活用定着

社員が「自分の業務でどう使えるか」を体感しながら学べるため、学習した内容が現場に定着しやすくなります。
IT担当者が個別にサポートする手間も省け、全社的な活用が加速します。

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