従業員満足度を高める！
総務ができる業務効率化の秘訣とMicrosoft 365の役割

拠点が増えるほど、従業員からの問い合わせが増加します。出張や異動に伴う書類手続き、経費精算など、総務が管理すべき項目は多岐にわたります。現場からの連絡がメールや電話でバラバラに寄せられるため、対応の優先順位づけが難しく、結果として対応漏れや処理の遅延が発生しがちです。

問い合わせ対応やクレーム処理が、特定の担当者に依存している企業は珍しくありません。担当者が不在になったり異動した場合に、情報が正しく引き継がれずにトラブルへ発展するリスクがあります。メールボックスの中に情報が埋もれてしまうと、後から内容を振り返ることも難しく、属人的な業務フローから抜け出せなくなってしまいます。

総務部門が問い合わせ対応に追われるあまり、コスト削減策の検討や働き方改革に関する企画業務へ十分な時間を割けないケースが増えます。経営視点で重要な課題にも関わらず、日々の対応に忙殺されてしまうことで、企業全体の生産性向上や従業員満足度アップのチャンスを逃してしまうのです。

運用ルールが曖昧なまま書類を扱うと、紛失や提出期限の遅延が起こりやすくなります。デジタル化が進まずに紙ベースでのやり取りが多いと、リモートワークや在宅勤務への対応も遅れがちです。社内の情報共有が一元化されていないことで、拠点間の連携効率も大幅に低下します。

Microsoft 365は、業務効率化と生産性向上を実現するための多彩なアプリケーションを統合しており、企業の日常業務における様々な課題を解決するためのツールがあります。ここでは、Microsoft 365がもたらす業務効率化のメリットをより具体的に理解していただくために、2つのアプリケーションの特徴や活用方法についてご紹介いたします。

「Microsoft 365」には、チャットやオンライン会議ツール、ドキュメントの共同編集機能が含まれています。これらを活用すれば、問い合わせや申請のやり取りを一元化し、リアルタイムで状況を把握することが可能です。また、過去のやり取りがクラウド上に蓄積されるため、担当者が不在でも業務をスムーズに引き継ぎできる点が大きなメリットです。

〇　Teams
Microsoft 365に含まれる「Teams」は、チャット・オンライン会議・ファイル共有などを一つのプラットフォーム上で完結できるツールです。従来のメールや電話に比べて、やり取りがリアルタイムかつスレッド形式で見やすく、過去の会話履歴も簡単に検索できます。
例えば、総務部門向けに「問い合わせ対応用のTeamsチャネル」を設けておけば、書類申請やクレーム対応などあらゆる問い合わせを一元管理できます。担当者不在時でも、他のメンバーが過去のやりとりをすぐに把握し、業務を引き継げるため、属人的な対応を防ぎやすくなります。

Microsoft 365は高いセキュリティ機能を備えており、データの安全な保管と共有を可能にします。アクセス権限の管理や情報保護機能を利用することで、機密情報の流出リスクを最小限に抑えられます。場所を選ばない働き方が推進できるため、テレワークや在宅勤務の導入による生産性向上や、従業員満足度の改善にも大きく寄与します。

〇　高度なセキュリティと管理機能
Microsoft 365は、クラウドサービスとしての利便性だけでなく、多層的なセキュリティ機能を備えています。デバイス管理（MDM）や情報漏えい防止（DLP）機能、外部アプリとの連携管理などが一元化されており、セキュリティポリシーを管理者で設定・管理できます。
総務部門にとっては「従業員がリモートワークや在宅勤務をする際に、会社のデータが安全に扱われているか」という観点が非常に重要です。Microsoft 365を使うことで、働き方の柔軟性とセキュリティを両立し、安心して業務を進められる環境を整備できます。

総務部門が抱える業務効率化の課題を解決するには、デジタル化の推進と情報共有の一元化が欠かせません。Microsoft 365を導入すれば、問い合わせ対応の効率化や書類管理の整備、セキュリティ面の強化を同時に実現でき、結果として総務部門の負荷軽減と全社的な生産性向上を目指すことができます。

そこで私たちスノーピークビジネスソリューションズは、マイクロソフト認定パートナーとしてこれまでに200社以上の企業へMicrosoft 365の導入・定着支援を行なってきました。その中で蓄積してきた導入に関するノウハウ資料を無料でダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください！