社内研修というと、新入社員研修から部署ごとのスキルアップ研修まで、さまざまな研修を実施している企業は多いのではないでしょうか。そんな中、拠点や部門が増えるにつれて起こりがちなのが、研修資料の管理が煩雑化し、各資料のバージョンに不一致が生じたり、受講者への周知漏れといった問題です。また、会場費や講師費用の負担が増大するだけでなく、忙しい時期には研修そのものが後回しになってしまうこともあるでしょう。こうした課題を解決しながらコスト削減や業務効率化を実現するためには、オンライン研修の併用がおすすめです。本記事では、Microsoft 365の中でも「SharePoint」を活用した研修資料の共有や学習管理の方法を解説し、DX推進にもつながるオンライン研修環境を構築するメリットをご紹介します。
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効率的な研修資料の共有と学習管理！
Microsoft 365「SharePoint」を活用したオンライン研修のすすめ
01.社員研修に関する現場の悩み
研修を行う際、複数の部署や拠点がそれぞれ独自のカリキュラムや資料を利用しているケースは多いです。結果として、研修内容の重複や抜け漏れが発生し、教育方針がばらばらになることも少なくありません。こうした問題を放置すると、新入社員からベテラン社員まで、学習進度や習得スキルにばらつきが生まれ、全社的な業務効率を損ねる恐れがあります。
時間と場所の制約
対面での集合研修は、直接コミュニケーションが取れる一方、開催場所や日程の調整が難しいことがあります。地方拠点や海外拠点のスタッフを呼び寄せるには交通費や宿泊費がかかり、研修に参加できない社員が出てしまうことも。特に忙しい時期には、研修自体が後回しになりがちという課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
研修資料のバージョン管理と配布の難しさ
部門ごとに異なる担当者が独自のテンプレートや資料を使っていると、最新版がどれなのかわからなくなる場合があります。メールでの配布は手軽ですが、複数回の修正が入るたびに古いバージョンが混在し、情報が錯綜しがちです。これでは研修内容を統一するどころか、現場に混乱をもたらす可能性があります。
02.SharePointとMicrosoft 365を活用したオンライン研修のメリット
Microsoft 365には、SharePointやTeamsなどオンラインでのコラボレーションを強力にサポートする機能がそろっています。これらを活用すれば、研修資料の一元管理やオンライン研修の開催がスムーズに行えます。
クラウドで一元管理し、どこからでもアクセス可能
SharePointに研修資料をアップロードしておけば、部署や拠点を問わず、どの社員でも常に最新バージョンの資料にアクセスできます。クラウド上でバージョン管理が自動的に行われるため、古い資料を間違って使用するリスクもありません。加えて、外出先や自宅からも簡単に研修資料を閲覧・編集できるため、柔軟な働き方にも対応できます。
研修コストを大幅に削減し、学習効率を向上
オンライン研修をTeamsで実施すれば、参加者は自席や自宅からでも受講可能になります。会場費や移動費が不要になるだけでなく、録画機能を利用すれば、後から研修内容を復習することも簡単です。これにより、受講者の学習効率が高まるだけでなく、担当者の負担も軽減されます。専用のeラーニングシステムを導入するほどのハードルを感じている企業でも、Microsoft 365を利用することで手軽にオンライン研修環境を構築できます。
03.まとめ
研修コストの削減から最新情報の共有、そしてDX推進まで、Microsoft 365の導入で得られるメリットは非常に大きいです。複雑なシステムを追加で導入しなくても、すでに使い慣れたOfficeアプリと連携できるのは大きな利点といえます。研修に関する課題を解消し、社員一人ひとりの成長スピードを加速させるためにも、今こそオンライン研修の併用を検討してみてはいかがでしょうか。
アウトドア研修を提供している私たちスノーピークビジネスソリューションズは、マイクロソフト認定パートナーでもあり、これまでに200社以上の企業へMicrosoft 365の導入・定着支援を行なってきました。その中で蓄積してきた導入に関するノウハウ資料を無料でダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください！
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